设置合并数据的格式

　　数据库和电子表格程序(如 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel)将键入单元格的信息存储为原始数据。在 Access 或 Excel 中应用的格式(如字体和颜色)不会与原始数据一起存储。当您把来自数据文件的信息合并到 Word 文档时，您合并的是不带所应用格式的原始数据。

　　若要设置文档中数据的格式，请选择邮件合并域并设置其格式，就像为任何文本设置格式一样。确保所选内容包含域两边的尖括号 (« »)。

　　预览并完成合并

　　向主文档添加域之后，即可预览合并结果。如果对预览结果满意，则可以完成合并。

　　预览合并

　　在实际完成合并之前，可以预览和更改合并文档。

　　要进行预览，请在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中执行以下任一操作：

　　●单击“预览结果”。

　　●通过使用“预览结果”组中的“下一记录”和“上一记录”按钮，逐页预览合并文档。

　　●通过单击“查找收件人”来预览某个特定文档。

　　注释：单击“邮件”选项卡上“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”，打开“邮件合并收件人”对话框，如果有不希望包括的记录，可以在此处对列表进行筛选，也可以清除收件人。

　　完成合并

　　您可以打印合并文档，也可以对其分别进行修改。您可以对所有文档或文档子集进行打印或更改。

　　打印合并文档

　　1.在“邮件”选项卡上的“完成”组中，单击“完成并合并”，然后单击“打印文档”。

　　2.选择是打印整组文档、仅当前可见的副本，还是根据记录编号指定的文档子集。

　　更改单个文档副本

　　1.在“邮件”选项卡上的“完成”组中，单击“完成并合并”，然后单击“编辑单个文档”。

　　2.选择是编辑整组文档、仅当前可见的副本，还是根据记录编号指定的文档子集。Word 将要编辑的副本保存到一个文件中，用分页符分隔每个文档副本。

　　保存主文档

　　请记住，保存的合并文档与主文档是分开的。如果要将主文档用于其他的邮件合并，最好保存主文档。

　　保存主文档时，还会保存与数据文件的连接。下次打开主文档时，将提示您选择是否要将数据文件中的信息再次合并到主文档中。

　　如果单击“是”，则文档打开时将包含合并的第一条记录的信息。

　　如果单击“否”，则将断开主文档与数据文件之间的连接。主文档将变成标准 Word 文档。域将被第一条记录中的唯一信息替换。