占位符(如地址和问候语)称为邮件合并域。Word 中的域与所选数据文件中的列标题对应。

　　在主文档中放置一个域，表示希望在该处显示某个信息类别(如姓名或地址)。

　　合并时发生的情况

　　进行合并时，数据文件第一行的信息替换主文档中的域，从而创建第一个合并文档。数据文件第二行的信息替换域，从而创建第二个合并文档，依此类推。

　　使用域：示例

　　可以将数据文件中的任何列标题作为域添加到主文档中，从而为设计套用信函、标签、电子邮件和其他合并文档提供灵活性。例如：

　　●假定您要创建一个信函，用于通知一些本地企业您已将这些企业列入年度城市导游手册。如果您的数据文件包含一个“公司”列，其中列出了您要联系的每个企业的名称，那么，您可以插入 «公司» 域而不必逐个键入这些公司的名称。

　　●假定您要向客户发送季度电子邮件，邮件内容是新产品和特别优惠的通知。如果要使发给最佳客户的邮件个性化，可以向数据文件添加一个“个人便笺”列，在该列中可以键入备注，如：“米勒小姐，这款新的饰品正是您一直想要的。”。在主文档中插入 «个人便笺» 域以后，您就可以在某些邮件的底部加上这些便笺。

　　●假定您的邮寄列表用于新闻稿订户，您的数据文件包含一个名为“到期日”的列，用于存储每个订阅到期日。如果运行合并之前将 «到期日» 域放置到标签主文档中，则每位订户都将在其邮件标签上看到自己的订阅到期日。

　　您可使用标点符号组合和分隔域。例如，要创建地址，可以在主文档中这样设置域：

　　«名字» «姓氏»

　　«街道地址»

　　«城市»，«省/市/自治区» «邮政编码»

　　对于经常使用的内容(如地址块和问候语)，Word 提供了将多个域组合在一起的复合域。例如：

　　●地址块域是几个域的组合体，包括名字、姓氏、街道地址、城市和邮政编码。

　　“问候语”域可以包含一个或多个名称域，具体取决于您所选的称呼。

　　可以自定义每个复合域的内容。例如，在地址中，您可能希望选择正式的名字格式(例如“任家双先生”);在问候语中，您可能想直接写对方的姓名而不加“尊敬的”。

　　将邮件合并域映射到数据文件

　　为了确保 Word 能在数据文件中找到与每个地址或问候语元素对应的列，您可能需要将 Word 中的邮件合并域映射到数据文件中的列。

　　要映射域，请单击“邮件”选项卡上“编写和插入域”组中的“匹配域”。

　　地址和问候语的元素在左边列出。数据文件中的列标题在右边列出。

　　Word 搜索与每一元素相匹配的列。在插图中，Word 自动将数据文件的“姓氏”列与“姓氏”匹配。但 Word 无法匹配其他元素。例如，在此数据文件中，Word 不能匹配“名字”。

　　在右侧的列表中，可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列。在插图中，“姓名”列现在与“名字”相匹配。“尊称”、“唯一标识符”和“中间名”不能匹配也无妨。邮件合并文档不需要使用所有域。如果添加的域不包含数据文件中的数据，则该域在合并文档中将显示为空占位符，空占位符通常为空行或隐藏域。

　　键入内容并添加域

　　1.在主文档中，单击希望插入域的位置。

　　2.使用“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组。

　　注释：

　　不能手动键入合并域字符 («« »»)，也不能使用“插入”菜单上的“符号”命令。必须使用邮件合并。

　　如果合并域出现大括号内，如{ MERGEFIELD City }，则 Microsoft Word 显示域代码而不显示域结果。这不会影响合并，但如果要显示结果，请右键单击域代码，然后单击快捷菜单上的“切换域代码”。