对于 Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。对于 Access，可以从数据库中定义的任何表或查询中选择数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果列表中未列出所需文件，请在“文件类型”框中选择适当的文件类型或选择“所有文件”。在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件：

　　●来自基于文件的单层数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了 OLE DB 提供程序或 ODBC 驱动程序(Microsoft Office 附带了许多这类数据库程序)。

　　●包含单个表的 HTML 文件。表的第一行必须包含列名，其他行必须包含数据。

　　●电子通讯簿：

　　●Microsoft 微软Outlook 通讯簿

　　●Microsoft Schedule+ 7.0 联系人列表

　　●用 MAPI 兼容的邮件系统(如 Microsoft 微软Outlook)创建的任何类似地址列表。

　　●Microsoft Word 文档。该文档只应包含一个表。表的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录。还可以使用域名源作为数据源。

　　●任何包含由制表符或逗号分隔的数据域以及由段落标记分隔的数据记录的文本文件。

　　●如果还没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的表格创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的数据库 (.mdb) 文件。

　　注释：如果安装了 2007 Microsoft Office system(而不是单独安装 Microsoft Word)，则还可以使用 Microsoft Query 来构造查询并从外部数据源检索所需的数据。

　　调整收件人列表或项列表

　　您在连接某个数据文件时，可能不希望将该数据文件中所有记录的信息都合并到主文档。

　　要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集，请执行下列操作：

　　1)在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“编辑收件人列表”。

　　2)在“邮件合并收件人”对话框中，请执行下列任一操作：

　　●选择单个记录：此方法最适合短列表的情况。选中要包括的收件人旁边的复选框，清除要排除的收件人旁边的复选框。

　　如果合并时只希望包括少数几个记录，可以清除标题行的复选框，然后只选中要合并的记录。同样，如果要包含列表中的大部分内容，则可选中标题行中的复选框，然后清除不想包含的记录的复选框。

　　●排序记录：单击您要作为排序依据的项目的列标题。将按字母顺序升序(从 A 到 Z)对列表进行排序。再次单击该列标题，将按字母顺序降序(从 Z 到 A)对列表进行排序。

　　如果要进行更复杂的排序，请单击“调整收件人列表”下的“排序”，并在“筛选和排序”对话框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。例如，如果要在每个邮政编码内，将收件人地址按姓氏以字母顺序排序，并且邮政编码按数字顺序排列，则可以使用这种排序方法。

　　●筛选记录：如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录，这种方法十分有用。筛选列表后，可以使用复选框包含和排除记录。

　　要筛选记录，请执行下列操作：

　　1.在“调整收件人列表”下，单击“筛选”。

　　2.在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上，选择要应用的筛选条件。

　　例如，如果仅为国家/地区是澳大利亚的地址生成主文档副本，则单击“域”列表中的“国家或地区”，“比较”列表中的“等于”，以及“比较对象”列表中的“澳大利亚”。

　　3.若要进一步调整筛选，请单击“与”或“或”，并指定更多的条件。

　　例如，如果只为慕尼黑的企业生成主文档副本，则筛选“城市”域包含“慕尼黑”并且“公司名称”域不为空的记录。如果在此筛选中使用“或”而不使用“与”，邮件合并将包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名称的所有地址。

　　注释：如果已经安装了地址验证软件，可以单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证地址”，来验证收件人地址。

　　向文档添加称为邮件合并域的占位符

　　将主文档连接到数据文件之后，就可以键入文档文本并添加占位符，占位符用于指示每个文档副本中显示唯一信息的位置。